در اصل، تولید محتوا، شاید ساده به نظر برسد. یعنی ایده‌ای به ذهن شما می‌رسد، شروع به نوشتن آن میکنید، روی سئو مقاله و محتوا کار میکنید و در آخر آن را منتشر میکنید. ساده است، درسته؟ اما در واقعیت اینطور نیست! مخصوصا زمانی که به عنوان عضوی از یک تیم فعالیت میکنید. مشکل در برقراری ارتباط، تغییرات لحظه‌ی آخر و سردرگمی در مورد زمان رخ دادن فعالیت‌های مورد نظر است. همه‌ی ما این موارد را تجربه کرده ایم. از ده نکته‌ی ارائه شده در این مقاله برای ساده‌سازی جریان کار محتوای دیجیتال خود و کاهش استرس استفاده کنید. برای بهبود وضعیت محتواهای تولید شده میتوانید از استراتژی لینک سازی استفاده کند تا محتواهای تولید شده را با یکدیگر مرتبط کنید!
پیش از شروع، باید بدانید که یک محتوای جریان کار «عالی» وجود خارجی ندارد. به هر حال هر محتوا به نوعی خاص است، پس نمیتوانید از یک قانون خاص برای نوشتن تمامی محتواهای خود پیروی کنید، زیرا به احتمال زیاد اینگونه نتیجه‌ی مساعدی نخواهید گرفت. به همچنین اگر نوشتن یک محتوای با کیفیت و منحصر به فرد زمان زیادی طول بکشد، احتمالا به برنامه‌ی زمانی مورد نظر خود نخواهید رسید. اگر به اطلاعات بیشتری در این زمینه نیاز دارید و میخواهید محتواهای بهتری تولید کنید، ده نکته‌ی ارائه شده در این مقاله را مطالعه کنید.
1. شروع فرایند تولید محتوای سایت با هدف گذاری دقیق
مهم نیست که تنها کار میکنید و یا عضوی از یک تیم هستید، باید برای تمامی مراحل کار ایده‌ی مشخص داشته باشید و زمان تقریبی انجام هر مرحله را مد نظر داشته باشید.
هیچ دو پروسه‌ی تولید محتوای دیجیتالی مانند یکدیگر نیستند؛ برای مثال نیازی نیست پست‌های شبکه‌های اجتماعی برای موتورهای جستجو بهینه‌سازی شوند، اما هدف پست‌های وبلاگ جذب ترافیک بیشتر است. صرفنظر از هدف نهایی شما، قدم اول پیدا کردن اهداف مشخص است.
میخواهید تمامی نکات را رعایت کنید؟ سعی کنید به سوالات زیر پاسخ واضح دهید:
• روی چه موضوعی تمرکز میکنید؟ چقدر در آن موضوع عمیق میشوید؟
• برای چه کسی مطلب مینویسید؟ مخاطب شما کیست؟
• هدف شما چیست؟ بازدید وب سایت بیشتر، فروش بیشتر و یا به اشتراک‌گذاری بیشتر؟
• مخاطبان چگونه به محتوای شما دسترسی پیدا میکنند؟ شما محتوا را کجا و چه زمانی به اشتراک میگذارید؟
اگر در ابتدا اهداف و برنامه‌های خود را مشخص کنید، خودتان و تیمتان بهتر روی موضوع متمرکز خواهید شد. اینگونه در زمان و هزینه‌ها هم صرفه جویی خواهد شد.
2. شناسایی همکاران و سهامداران
اگر شما عضوی از یک تیم هستید، نکته‌ی دوم ما به اندازه‌ی نکته‌ی اول برایتان اهمیت دارد. چرا؟ حتی اگر اهداف را مشخص کرده باشید، همه‌ی هم تیمی‌ها با برنامه‌های کاری شما موافق هستند؟ به همین دلیل باید همکاران و ذینفعان کلیدی خود را بشناسید.
بر اساس اینکه شرکت شما چقدر بزرگ است و پروسه‌ی شما چقدر پیشرفت کرده، تهیه‌ی لیستی از همکاران و ذینفعان ممکن است کاری مشکل و یا حتی غیر ممکن باشد. اگر گاهی جریان کار محتوای دیجیتال شما با مشکل برخورد (و یا به دردسر افتادید) و این مشکلات از منابع غیر منتظره ناشی بودند، این یعنی باید روی این نکته‌ی دوم تمرکز بیشتری داشته باشید.
زمانی که برنامه‌ی خود را چیدید، ایده‌ی خوبی است که قبل از شروع کار واقعی، آن را با همه‌ی همکاران مهمی که باید در پایان، برنامه‌ی شما را تصویب کنند، به اشتراک بگذارید.
اگر بتوانید در ابتدای کار موافقت همکاران را جلب کنید، میتوانید بعدا برای توضیح در مورد گزینه‌ها و تصمیمات خلاقانه‌ای که ممکن است لازم داشته باشید، به این مورد مراجعه کنید. اگر از پیش در مورد برنامه‌ها به همکارانتان توضیح دهید، میتوانید از سوالاتی مانند «این چیست؟» و یا «زمان برنامه ریزی به چه چیزی فکر میکردی؟» جلوگیری کنید.
3. تصویرسازی فرایند تولید محتوا
تجسم جریان کار محتوای شما بسیار مفید است، حتی اگر پیچیده به نظر برسد. حداقل باید مراحل پایه‌ای کار را بنویسید. اگر برای لینک دادن مراحل به یکدیگر از باکس و پیکان استفاده کنید، میتوانید به شفاف‌سازی مسیر حین انجام کار کمک کنید (مخصوصا اگر مجبور باشید گاهی دوباره برگردید و مرحله‌ی قبلی را تکرار کنید).
برای انجام این کار میتوانید از نرم افزارهای ساده‌ی آفیس مانند مایکروسافت ورد و یا گوگل داکس استفاده کنید، به همچنین اگر میخواهید حرفه‌ای‌تر به نظر برسید میتوانید از Visio و یا Lucidchart کمک بگیرید؛ البته که میتوانید تمامی مراحل را روی کاغذ هم نقاشی کنید. به خودتان بستگی دارد!
برای مثال، شاید جریان کار شما مانند اولین نمونه‌ای باشد که در مراحل مختلف نوشته شده است، یا اگر از یک ابزار تجسم گرافیکی استفاده میکنید، مانند تصویر زیر باشد. اگر مانند ما با وردپرس کار میکنید و پلاگین Yoast را فعال کرده اید، میتوانید ویژگی‌هایی را که استفاده میکنید نیز در جریان کار خود بگنجانید.
مثال اول فرایند تولید محتوا
- با جلب موافقت همکاران خود یک محتوای خلاصه ایجاد کنید.
- بررسی‌های مرتبط با کلمات کلیدی را با استفاده از Google Trends و ابزار داده‌ی کلمات کلیدی Semrush در Yoast SEO Premium انجام دهید.
- با استفاده از عنوان و تیترها که مربوط به کلمات کلیدی شما و اهداف جستجوی مورد انتظار است، یک طرح کلی مقاله ایجاد کنید.
- موافقت همکاران خود با طرح کلی مقاله را بگیرید: اگر موافق بودند ادامه دهید، اگر نه به مراحل ۱-۳ برگردید.
- پیش‌نویس خود را در وردپرس بنویسید و خوانایی و پیشنهادهای بهینه‌سازی سئو را از پلاگین Yoast سئو در نظر بگیرید.
- یک تصویر شاخص در تب Post Settings و یک تصویر اجتماعی در تب Facebook Preview قرار دهید.
- اطمینان حاصل کنید که عنوان سئو، توضیحات متا و کد شماره صفحه طول مناسب داشته باشند و محتوا را به خوبی توضیح دهند.
- از گزینه‌ی Public Preview در وردپرس برای بررسی پست به همراه هر کسی که باید تاییدیه و یا فیدبک بدهد، استفاده کنید.
- آیا فیدبکی وجود دارد که نیاز به اجرا داشته باشد؟ پس آن را پیاده‌سازی کنید! اگر تغییر مهمی ایجاد کرده اید، برای دریافت بازخورد و تاییدیه دوباره به مرحله‌ی قبل برگردید!
- زمانی که پست شما تاییدیه کامل گرفت، میتوانید آن را منتشر کنید.
مثال دوم فرایند تولید محتوا
4. مشخص کردن فعالیت‌ها و وظایف تک تک اعضای تیم
حتی اگر جریان کار محتوا را روی کاغذ نوشته باشید، باز هم مهم است که هر دفعه که آن را بررسی میکنید، اطمینان حاصل کنید که هر کس کار خودش را بداند. نه تنها این بلکه اینکه چه زمانی و چگونه اعضا باید با یکدیگر ارتباط بگیرند و چه سوالاتی از یکدیگر بپرسند. اگر پیش از شروع این کارها انجام شوند، در ادامه میتوان از هدر رفتن زمان و انرژی کارکنان جلوگیری کرد.
اگر این وظایف بخشی از روتین کاری تیم شما نباشد، آن‌ها همچنین باید برنامه‌ی خود را با وظایف جدید تطبیق دهند. در این صورت، اطمینان حاصل کنید که آن‌ها وقت دارند تا روی محتوای برنامه ریزی شده‌ی شما کار کنند. همچنین لازم است بررسی کنید که همکاران شما چه اولویت‌های دیگری دارند، زیرا اگر بیش از حد خواستار شوند، ممکن است مانع پیشرفت شما شوند.
شاید شما بتوانید محتوای برنامه ریزی شده خود را به عنوان یک اولویت اصلی قرار دهید – اگر این هدف شماست، مطمئن شوید که همه‌ی کارمندان میدانند که این باید مورد باید شماره ۱ در لیست کارهای آن‌ها باشد.
5. تعیین مهلت انجام کار برای ریزفعالیت‌ها
به طور طبیعی در جریان کار باید برای زمان انتشار مطلب، مهلت تعیین کنید. اما اگر فکر میکنید میتوانید برای انجام کار چندین دستورالعمل و یک زمان تحویل پایانی تعیین کنید و در این میان هیچ جلسه‌ای نگذارید، به احتمال زیاد کارتان به درستی انجام نپذیرد.
برای دستیابی به یک برنامه‌ی کاری مطمئن باید چندین مهلت فرعی و جلسات کاری برای برقراری ارتباط میان همکاران، تنظیم کنید. این موارد به شما کمک میکند تا همزمان با توسعه‌ی محتوای موجود، تطابق کارهای همه‌ی افراد را بررسی کنید و با شناسایی مشکلات در مراحل ابتدایی از پیشرفت آن‌ها جلوگیری کنید.
همچنین بهتر است که چندین مهلت فرعی تنظیم کنید تا حداقل یک هفته قبل از انتشار مطالب، همه چیز را آماده کنید. اینگونه میتوانید از تغییرات لحظه‌ی آخری جلوگیری کنید (و تمامی مشکلاتی که همراه آن‌ها ایجاد میشود). دوباره به این مورد برمیگردیم.
6. توافق اعضای تیم برروی استانداردها
اگر تا به اینجا نکات ما را دنبال کرده باشید، به احتمال زیاد چندین مهلت فرعی مانند «پیش‌نویس اولیه آماده است» یا «پیش‌نویس نهایی برای تصویب» برنامه ریزی کرده اید.
قبل از اینکه همه‌ی امیدها و آرزوهای خود را حول این مهلت‌های فرعی قرار دهید، باید مشخص کنید که این پیش‌نویس اولیه چقدر اولیه است! ما نمیخواهیم زمانی که منتظر یک پیش‌نویس نهایی هستید، با دیدن یک طرح مقاله‌ی پایه و چندین نکته‌ی کلیدی ناامید شوید.
اگر به دنبال ابزارهایی مانند پلاگین Yoast سئو میگردید، باید نتایج مورد نظر خود را مشخص کنید: برای مثال، میخواهید آنالیز خوانایی سبز باشد، اما آنالیز سئو نباشد (زمانی که برای اهداف رنکینگ نوشته نشده)؟
آیا شما انتظار دارید که پیشنهادات لینک داخلی به عنوان یک الزام اضافه شود یا فقط باید از آن‌ها به عنوان پیشنهاد استفاده شود؟ اطمینان حاصل کنید که همه در مورد چگونگی استفاده از ابزارهای خود و هدف نهایی توافق داشته باشند.
7. مشخص کردن زمان برای بررسی‌های نهایی
اگر برای منتشر کردن محتواهای خود برنامه‌ی زمانی دارید، بهتر است پیش از زمان مورد نظر یک پیش‌نویس از محتوا آماده کنید. اینگونه در مورد مهلت و تغییرات نهایی استرس نخواهید داشت. در اینجا چند مورد وجود دارد که باید در لیست بررسی قبل از انتشار شما وجود داشته باشد، به خصوص اگر قبلا در روند توسعه محتوای شما گنجانده نشده است:
• با استفاده از آنالیز سئوی پلاگین Yoast سئوی پست خود را بررسی کنید – آیا به اندازه‌ی کافی خوب است؟
• با استفاده از آنالیز خوانایی Yoast خوانا بودن پست را بررسی کنید – آیا به اندازه‌ی کافی خوب است؟
• آیا به آن تصویر شاخص اضافه کرده اید؟
• آیا به محتوای اجتماعی بهینه شده، یک عکس OG و عنوان اضافه کرده اید؟
• آیا ادغام Zapier برای اشتراک‌گذاری خودکار پست جدید شما در شبکه‌های اجتماعی تنظیم شده است؟
• آیا کد شماره صفحه کوتاه و توصیفی است؟
• آیا از صفحات مرتبط وب سایت خود به این پست و بالعکس، لینک داخلی داده اید؟
• اگر از تگ‌ها / دسته‌بندی‌ها استفاده میکنید، آیا گزینه‌های درست را انتخاب کرده اید؟
• آیا بر طبق نظر شما برای این پست، کامنت‌ها را فعال / غیر فعال کرده اید؟
• آیا زمان و تاریخ مناسب برای این پست را تنظیم کرده اید؟
همانطور که میبینید، حتی پس از نوشتن پست هم باید چندین کار را انجام دهید؛ پس زمان این بررسی را نادیده نگیرید.
آیا با رعایت تمامی این موارد باز هم مشکل دارید؟ پس موارد زیر را نیز بررسی کنید:
8. آیا زمان خود را صرف انجام کارهای بی‌فایده میکنید؟
گاهی اوقات تسک‌ها بیش از حد پیچیده میشوند. تا به حال برایتان اتفاق افتاده که تغییرات کوچک باعث ایجاد مشکلات بزرگ و جدید شده باشند؟ این بدان معناست که باید درباره‌ی گام‌های پروسه و کارمندان تجدید نظر کنید. اعمال تغییرات کوچک نباید سخت باشد، نه؟
معمولا مشخص است که چه کسی باید چه کار کند و پروسه چگونه باید پیشروی کند. اما همیشه این طور نیست. برای مثال، اگر شما تیم طراحی گرافیک دارید، آیا باید خودشان تغییرات را اعمال کنند؟ آیا اگر به عنوان مثال تیم تحریریه‌ی خود را قادر به تغییر متن و رنگ پس زمینه کنید، کارها آسان‌تر پیش میروند؟
اگر تصمیم گیرنده‌ی مشخصی نداشته باشید، با مشکل دیگری روبرو خواهید شد. مطمئنا، ممکن است افراد زیادی باشند که در پایان باید در مورد مطالب نظر دهند. اما چه کسی تصمیمات نهایی را میگیرد؟
اگر مشخص نباشد که چه کسی مسئول کدام تصمیمات است، در آخر میبینید که تمامی همکاران باید حتی در مورد مسائل کوچک هم به توافق برسند. این کار ممکن است گیج کننده باشد و باعث هدر رفتن زمان شود. با دادن مالکیت جنبه‌های خاص پروسه به افراد خاص، کار را ساده‌تر کنید.
9. آیا همه چیز طبق برنامه ریزی پیش نمی‌رود؟
گاهی صرفنظر از تمامی تلاش ها، کارها درست پیش نمیروند. اما اگر اغلب اوقات در پروسه‌ی تولید محتوا به مشکل میخورید، باید مشکل را ریشه‌یابی کنید.
بهترین کار پیدا کردن اشخاصی است که این مشکلات را ایجاد میکنند. ایشان با چه چالش‌هایی مواجه هستند؟ آیا پروسه‌ی حال حاضر کار را برای آن‌ها ساده‌تر میکند و یا سخت تر؟ و از همه مهم تر، از آن‌ها نظرشان در مورد پیشرفت پروسه را جویا شوید.
اگر کاری که میکنید نتیجه‌ی مثبتی ندارد، بهتر است چالش‌های جدید را امتحان کنید. حتی اگر ایده‌های جدید هم درست کار نکنند، همیشه درسی برای شما دارند و در پروسه‌های سخت آینده به شما کمک خواهند کرد. به بیان دیگر: امتحان کردن کارهای جدید بهتر از نادیده گرفت مشکلات و پیشروی با همان پروسه‌ی تولید محتوای شکست خورده است.
10. آیا شما کارهای خارج از وظایف خود را انجام می دهید؟
نکته‌ی آخر اینکه: آیا با افزودن موارد اضافی «خوب» که بخشی از برنامه نبودند، همه چیز را سخت‌تر میکنید؟ این کار اشتباه محض است! به هر حال، وقتی شما واقعا به محتوایی که ایجاد میکنید اهمیت میدهید، از ته دل میخواهید که مرتبا پیشرفت کنید و آن را به بهترین شکل ممکن تبدیل کنید.
ممکن است این کار به معنای ایجاد یک اینفوگرافیک کاملا جدید باشد. حتی اگر این اینفوگرافیک بخشی از برنامه نباشد. تیم شما از پسش بر می‌آید، نه؟ شاید هم بتوانید مهلت نهایی را کمی تمدید کنید.
طبیعی است که زمان ایجاد محتوای با کیفیت، بخواهید بهترین باشید. اما اگر بیش از اندازه بلند پرواز باشید، ایده‌های لحظه‌ی آخری باعث ایجاد مسئولیت‌ها و مشکلات جدید میشوند، پس بهتر است آن‌ها را به دو بخش «باید انجام شوند» و «بهتر است انجام شوند» تقسیم کنید.
اینگونه هر کسی میداند اولویت‌ها کدامند و کدام موارد در صورت ایجاد مشکل میتوانند اجرایی نشوند. فراموش نکنید که یکی از بزرگترین مزایای انتشار محتوای دیجیتال این است که میتوانید پیوسته آن را بهبود ببخشید و هر زمان که بخواهید دوباره آن را به اشتراک بگذارید!
جریان کاری محتوای خود را ساده کنید، اما اجازه ندهید شما را کنترل کند!
شما با ده نکته‌ی مهم آشنا شدید. ساده‌سازی جریان کار محتوای خود واقعا خوب است، مخصوصا اگر طی انجام پروسه به مشکل بربخورید. طبیعتا، شرایط متفاوت است و هر محتوا دارای فرصت‌ها و چالش‌های خاص خود است. بنابراین برای انطباق با پروسه‌ی تولید محتوای خود، باید به این فکر کنید که چه موردی برای شما مفید است و چه موردی مفید نیست.
سعی کنید تعادل ایجاد کنید و از ایجاد یک پروسه‌ی تولید محتوای بیش از حد سختگیرانه و غیر قابل انعطاف اجتناب کنید – شما نباید یک پروسه‌ی سختگیرانه تنظیم کنید که در آن همه‌ی تصمیمات خود را به دیگران دیکته کنید و نتیجه فقط ناشی از تصمیمات شما باشد.
این پروسه، یک پروسه‌ی خلاقانه است! بنابراین باید فضایی انعطاف‌پذیری ایجاد کنید – میزان این انعطاف‌پذیری به خود شما بستگی دارد.
به یاد داشته باشید که: مهم نیست جریان کار محتوای شما چه شکلی است، وردپرس و پلاگین Yoast به شما کمک میکنند. از موضوع اصلی و عبارت کلیدی تمرکز شما تا تغییرات نهایی که دقیقا قبل از انتشار اضافه میکنید، ابزارها میتوانند به شما کمک کنند تا به راحتی تیم و اهداف شما را هماهنگ کنید.
بدون دیدگاه